“El pegamento que conecta cada pieza del rompecabezas de producto”.

De esta manera, se suele referir a la función conocida como Product Operations.

Un rol que cada vez cobra mayor relevancia en la organización del área de producto.

Y atención con esto, que no dije equipo, sino área.

A diferencia del rol que lleva un Product Manager o Product Owner, el equipo de Product Operations no tiene ownership sobre un flujo de usuario, vertical de negocio o feature.

Dicho esto, no suele estar en el día a día de un equipo de producto, participando de cada actividad de Product Discovery o ceremonia en Product Delivery.

De todas formas, esto no quiere decir que no tenga interacción con los equipos.

Ni tampoco que no vele por los resultados del negocio.

Solo que lo hace de otra manera.

En vez de mirar al mercado, mira al propio equipo.

Mira los procesos de trabajo, la gestión de tareas, las prácticas implementadas, la aplicación de herramientas y la forma en la que distintos profesionales se desenvuelven durante el desarrollo de un producto.

Busca, a partir de la optimización de recursos, mejorar la forma en la que se crea producto para el negocio.

Su propósito está justamente en maximizar el recurso más escaso de todos: el tiempo.

Para esto, interactúa constantemente tanto con profesionales de producto como también con diseñadores, desarrolladores e incluso otras áreas involucradas en el producto como marketing, ventas y CX.

Ahora bien, vamos con la pregunta importante.

¿Necesito un equipo orientado 100% a Product Operations?

La respuesta a esta pregunta va a depender del contexto actual de tu empresa.

Hay varias razones que justifican la inversión en un equipo de Product Operations (o al menos un profesional dedicado a esto).

Esta necesidad suele ser evidente cuando surgen los siguientes problemas:

1️⃣ Múltiples equipos de producto comienzan a padecer problemas de comunicación, desalineamiento, conflicto de prioridades y trabajo duplicado/solapado.

2️⃣ Existe una ausencia de procesos estandarizados, guías y plantillas en el área de producto. Cada equipo “lo hace a su propia manera”.

3️⃣ La empresa está bajo rápido crecimiento pero sus recursos no pueden adaptarse rápidamente al nuevo ritmo que se exige.

4️⃣ Los equipos experimentan con frecuencia cuellos de botella y problemas al tomar decisiones.

Por otro lado, en mi experiencia, pequeños equipos de producto u organizaciones que aún sostienen una sólida cultura de producto y alta cohesión pueden demorar la incorporación de la función de Product Operations sin arriesgar la eficiencia del trabajo.

En estos casos, un Senior Product Manager o Head of Product suele asumir la responsabilidad de velar por las operaciones del área.

Eso sí, recuerda que cuanto más escale la organización, y con la subsecuente especialización de roles, tarde o tiempo va a ser necesario que haya alguien 100% dedicado a esto.

Bueno, luego de esta introducción, voy a listar las cinco responsabilidades clave que tiene un equipo de Product Operations, para conocer aún más su función.

Aquí vamos 👇🏼

1) Crea conexiones y fortalece la comunicación.

Una de las grandes ventajas de tener un Product Operations Manager (POM) o área dedicada a esta función es que siempre habrá alguien que vele por la buena comunicación entre área.

Esto implica asegurar las conexiones necesarias entre distintos equipos (desde tecnología y producto hasta marketing, ventas y negocio) para que la información fluya ágilmente.

También se busca identificar dependencias que pueden resultar en bloqueos en el corto plazo.

Si bien este desafío puede sonar a algo que tomaría un Product Manager, recuerda que el POM trabaja sobre toda la organización de un producto, por lo que sus aportes en este punto suelen estar orientados a fortalecer la comunicación cross-equipo y cross-áreas, en vez del squad de producto en sí.

2) Desarrolla y optimiza procesos de producto.

Product Operations pone especial foco en la eficiencia de la metodología de trabajo.

Revisa flujos de trabajo, procesos y ceremonias en función al propósito por el cuál fueron implementados y los resultados que están aportando al equipo en términos de productividad.

Debido a que se trabaja en alto nivel, viendo desde arriba todas las piezas de la organización de producto, se puede encontrar distintos problemas en los procesos de desarrollo de producto que lleva cada squad para así poder aportar soluciones universales.

Algunos ejemplos de procesos en los que puede intervenir para fortalecer son:

📌 Validación de hipótesis/ideas en Product Discovery.

📌 Implementación y seguimiento de experimentos.

📌 Análisis de producto y búsqueda de feedback.

📌 Product Release / lanzamientos.

3) Establece estándares y vela por mejores prácticas.

Un Product Operations Manager es un evangelizador de producto.

Además de cuidar las eficiencia de los procesos, también se busca implementar las prácticas que resulten productivas como también desincentivar aquellas que no lo sean.

Por ejemplo, algunas ejemplos de prácticas por las que puede velar un POM son:

📌 Reuniones de planificación, sincronización y retrospectiva.

📌 Desarrollo de un Product Roadmap para comunicar la estrategia.

📌 Validar con stakeholders el alcance de una idea.

Al mismo tiempo, se intenta estandarizar el uso de herramientas, plantillas y otros recursos que puedan resultar útiles para toda la organización.

Así, todos los equipos de producto trabajan sobre la mismas herramientas de recolección y análisis de datos, sobre plantillas y recursos de Product Discovery similares, escriben historias de usuario con un formato similar, etc.

Esto permite ahorrar mucho tiempo debido a que no hay que construir nada desde cero y facilita la comunicación entre equipos, al igual que genera sinergías.

4) Asiste en la toma de decisiones.

Product Operations asiste a distintos equipos de productos tanto en el análisis de datos y búsqueda de feedback, cómo también en la toma de decisiones y posterior planificación.

Es frecuente que, a medida que la organización escala, la cantidad de interdependencias entre distintos equipos de producto y otras áreas crezca.

Cuando las prioridades comienzan a difuminarse y todo comienza a verse como urgente, Product Operations está para dar visibilidad y claridad al proceso de toma de decisiones.

Debido a que la función está en constante interacción con los flujos de trabajo de distintos equipos como también sus necesidades, y que a la vez participa en el análisis de producto y recolección de feedback de usuarios, esta tendrá siempre información precisa para destrabar decisiones importantes.

De esta manera, un Product Manager no solo dependerá de su intuición, sino que contará con un aliado importante.

5) Otras responsabilidades

Por último, Product Operations también puede tomar otras responsabilidades adicionales dependiendo cómo se lleve a cabo esta función.

Algunas de estas responsabilidades son:

📌 Project Management: supervisa la ejecución de tareas y proyectos en alto nivel (en todos los equipos), para determinar si hay próximos bloqueos, conflictos entre dependencias, solapamiento de tareas o tareas irrelevantes (por ejemplo bug fixes que pronto no tendrán sentido porque van a dejar de suceder con un próximo release de otro equipo).

📌 Onboarding de producto: busca lograr que la inducción de nuevos profesionales de producto al equipo sea de la forma más ordenada y efectiva posible.

📌 Tool Management: determina las herramientas y software que el área de producto empleará para distintos flujos de trabajo, organiza capacitaciones y monitorea su uso.

📌 Obtención de feedback: establece sistemas de recolección de feedback, tanto de clientes externos como internos, para que la información quede centralizada en un lugar y no repartida entre distintas personas que quizás no interactúan entre sí en la diaria.

En resumen…

La gestión de las operaciones de producto (Product Operations Management) permite transformar los procesos de desarrollo, gestión y lanzamiento de productos desde la inconsistencia hacia una máquina escalable y eficiente.

Esto se obtiene a partir del desarrollo de metodologías, estandarización de flujos de trabajo, evangelización de buenas prácticas e identificación de oportunidades de automatización, para así empoderar a los equipos de producto.

En empresas grandes, mientras cada equipo de producto está liderado por un PM o PO, es el equipo de Product Operations el qué busca garantizar que los diferentes equipos no queden desconectados en silos separados del resto de la organización.

Como mencioné anteriormente, algunas de sus responsabilidades pueden ser:

📌 Aportar herramientas, plantillas, procesos y prácticas que facilitan el trabajo del PM/PO.

📌 Asegurar el alineamiento estratégico cross-equipo y cross-áreas.

📌 Centralizar feedback y compartir información valiosa a lo largo de la organización.

📌 Conectar puntos de interés entre distintas áreas.

Si crees que la organización en la que trabajas padece los problemas mencionados al comienzo, ¡quizás sea buena idea implementar el rol de un Product Operations Manager!

¡Te deseo éxitos!