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En todas las empresas, siempre hay roles que son más “ejecutores” y otros más “coordinadores”.

Los ejecutores son quiénes están a cargo del desarrollo del trabajo en sí: completar un diseño, desarrollar una funcionalidad, realizar una prueba de calidad, etc.

Los coordinadores son quiénes conectan las distintas áreas para asegurarse que haya alineamiento entre los distintos objetivos. Integran y supervisan el trabajo de los demás.

Naturalmente, los roles de coordinación (también llamados “roles puente” o “de nexo” entre distintas áreas) tienen una mayor cantidad de reuniones debido a las necesidades de generar acuerdos y definiciones con distintos involucrados de un proceso.

El rol de Product Manager, si bien tiene su sana dosis de trabajo específico, es un rol que está expuesto a una amplia serie de responsabilidades, muchas de las cuáles requieren consensos y reuniones entre áreas.

Por está razón, la gestión del tiempo es una de las actividades más claves del rol, no solo para que las reuniones sea más eficientes, sino para que también pueda maximizar el valor que uno produce en los huecos libres entre reuniones.

Lamentablemente, muchos profesionales arrastran hábitos arraigados hace tiempo que no les aporta ningún valor y ralentiza su progreso al malgastar el tiempo.

Se sumergen en el multi-tasking y en una seguidilla de reuniones que rápidamente los aleja de su foco. Comienza una carrera contrarreloj, a menudo haciendo horas extras, para alcanzar los objetivos del equipo.

Y, si bien existen muchas causas a este problema, creo que hay una que puede englobar la mayoría de los casos.

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La ausencia de sistemas que mantengan a uno responsable sobre el uso del tiempo llevan a su mala gestión.

No contar con sistemas de gestión del tiempo no es algo que, por lo general, suceda debido a negligencia o falta de interés en uno mismo.

Se debe, principalmente, a no ser consciente en el momento del problema que representa la mala gestión del tiempo y las consecuencias que acarrea.

La ausencia de sistemas de gestión del tiempo se puede deber por varias razones, entre las cuáles destaco:

• Falta de un objetivo o prioridades claras.
• Distracciones e interrupciones constantes que desvían tu atención.
• Pobre planificación, al no llevar una agenda y organizar bien las tareas.
• Procrastinación, al dejar las cosas por hacer a último minuto.
• Sobre-compromiso, demasiada carga de trabajo no es productiva.

Nadie está a salvo de los problemas mencionados. En mi caso particular, las distracciones fueron todo un asunto.

¿El punto positivo? Al ser un problema compartido por muchas personas, es abundante la información disponible acerca de las soluciones y técnicas que se plantearon sobre cómo utilizar mejor el tiempo.

El empleo de sistemas y técnicas permite una correcta gestión del tiempo, que a su vez habilita una mayor productividad y nos acerca aún más a nuestros objetivos.

Sin más que agregar, te comparto 5 consejos prácticos para hacer un mejor uso de tu tiempo como Product Manager, que han hecho una diferencia en mi día a día:

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Consejo 1: Planifica tu día

Establecer objetivos mensuales y planificar tu día en base a ellos es una excelente manera de alinear tus tareas con metas concretas.

Una vez por mes, resérvate un tiempo para considerar qué objetivos quieres alcanzar en tu rol. Y, con esto, no me refiero a los objetivos del equipo. Sino tus propios objetivos.

Incluso si ya tienes objetivos trimestrales, recomiendo que también los bajes a objetivos mensuales o semanales, ya que de esta manera van a estar más cerca de tu día a día.

Una vez tengas tus objetivos definidos, el día anterior antes de irte a dormir define tu lista de tareas para el día siguiente.

De esta manera, comenzar el día será más fácil: no tendrás tu mente en blanco, sino que ya comenzarás con una serie de tareas clave a realizar, relacionadas directamente con tus objetivos.

Esto asegura un uso eficiente del tiempo al tener las prioridades y objetivos claros.

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Consejo 2: Emplea la técnica Pomodoro

Esta técnica de gestión de tiempo es muy popular para lidiar contra distracciones.

Consiste en establecer intervalos de 25 minutos de enfoque, seguidos por 5 minutos de descanso. Luego del cuarto intervalo de 25 minutos, se realiza un descanso mayor de 15 minutos.

En cada intervalo, debes realizar “trabajo profundo”. Es decir, absolutamente libre de distracciones.

Deja tu teléfono en otro lugar, apaga las notificaciones, cierra las pestañas innecesarias en tu navegador y mantén el foco en la tarea en desarrollo.

También debes eliminar las interrupciones, para eso el control del entorno es clave.

Si estás en una sala bulliciosa, ve un lugar más tranquilo.

Si tienes tu cuarto desordenado, entonces ordénalo antes de trabajar.

Más allá de que apliques la técnica tal cuál está diseñada o no, lo importante de este punto es que tomes tu agenda y te bloquees tiempo de trabajo focalizado.

No está mal tomar descansos, pero deben estar cronometrados para evitar la tentación de alargarlos.

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Consejo 3: Eliminar, delegar, automatizar

Esta técnica implica reflexionar acerca de tu tareas diarias y ver tu agenda, para luego identificar qué eliminar, qué delegar y qué automatizar.

De este modo, la idea es únicamente dejar las tareas que aporten gran valor para nuestro día a día. Aquí van unos ejemplos:

• Eliminar: las tareas que no aportan ningún valor en tu día a día, por ejemplo reuniones de baja participación en la que no eres especialmente relevante.
• Delegar: las tareas que son importantes para ti, pero sea porque consumen mucho tiempo o necesitas enfocarte en cosas aún más importantes, puedes transferir a otras personas para su ejecución. Por ejemplo, documentación de procesos.
• Automatizar: las tareas operativas de bajo impacto que son necesarias para mantener un proceso importante. Buscas, a través de tecnología, automatizar su ejecución. Por ejemplo, envío de recordatorios al equipo sobre fechas de entrega.

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Consejo 4: Establece deadlines a las tareas

Para combatir la procrastinación, una de las mejores técnicas que conozco es a la vez una de las más simples: plantear fechas de finalización para las tareas, o “deadlines”.

Aunque, en su simpleza, eso no basta. Hay una segundo componente clave que debes agregar para garantizar que la técnica de resultados: genera un compromiso externo.

Si estableces una fecha de finalización de una tarea para ti mismo, es muy fácil dejarse llevar por la tentación de ajustar la fecha en caso de no llegar con el plazo de tiempo autoimpuesto.

Se requiere un alto nivel de disciplina para cumplir los deadlines que uno marca para sí mismo. Y, en muchos casos, tendemos a fallar en este aspecto más de una vez.

Por esta razón, es importante dar visibilidad al equipo acerca de nuestras tareas y comprometer una fecha con alguien más.

Así, se genera una sensación de compromiso y responsabilidad al vincular otra persona. Esa persona te hará seguimiento y te preguntará sobre su avance.

Ahora, con ojos externos sobre tu tarea, tendrás menos incentivos de aplazar su finalización silenciosamente ya que esto te expondrá ante otra persona.

Y a nadie le gusta fallar en este sentido.

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Consejo 5: Evita la “reuninonits”

Por último, está el fenómeno “reunionitis”, qué básicamente refiere a un amor desenfrenado que tienen muchos equipos por resolver todo a base de reuniones maratónicas que poco tiempo dejan en la agenda para trabajo asincrónico clave.

Algunos síntomas de la “reunionitis” implican:

• Se agendan horas de 1 hora por defecto, sin considerar el costo en horas de todos los involucrados.
• Las reuniones suelen ser unidireccionales, implicando un gran número de personas que no participan y están como meros “oyentes”.
• Las reuniones no son produtivas: las personas llegan tarde, se quedan hablando de temas triviales, no hay una agenda clara, se pierde el hilo conductor y/o no se sacan accionables concretos.

Además, una gran cantidad de reuniones suelen dejar intervalos de 15 minutos que son “tiempo muerto” y no productivo, ya que en ese tiempo uno termina de consolidar sus notas, toma un vaso de agua y se prepara para la siguiente reunión.

Para resolver la cuestión de la “reunionitis”, se pueden implementar una serie de acciones como:

• Establecer, como regla, un máximo de 30 minutos por reunión. Las reuniones entre dos personas para charlar sobre un tema concreto no deberían tomar más de 15 minutos.
• Se suele perder mucho tiempo acordando definiciones en vivo. Puedes abrazar el trabajo asincrónico y qué cada integrante avance con sus propias definiciones (o trabajar en un documento colaborativo), para que la reunión sea más una puesta en común que un debate interminable.
• Cada reunión debe generar accionables concretos que el equipo debe avanzar por su cuenta y de manera asincrónica.
• Intenta no superar las 2-3 horas de reuniones por día. Puedes habilitar un bloque de tiempo en tu agenda para dedicarlo a reuniones, y dejar otro bloque de tiempo para trabajo focalizado por horas.
• Puntualidad radical.
• Da visibilidad a tu equipo acerca de la agenda y motivo de la reunión, para que vayan preparados.

Lógicamente, pueden haber excepciones. A veces necesitamos organizar talleres de ideación colaborativos que llevan un buen tiempo. Pero, nuevamente, deben ser excepciones. No la regla.

Eliminar reuniones innecesarias es una de las mejores maneras de gestionar mejor tu tiempo.

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En resumen…

La gestión del tiempo es una actividad de extrema importancia para desempeñar tus actividades como Product Manager, o en cualquier otro rol que ocupes.

Habilita una mayor productividad y permite que con menos, puedas hacer más.

Si bien puede no ser sencillo al comienzo por los múltiples hábitos que acarreamos (procrastinación, distracciones etc), la existencia de sistemas y técnicas para una mejor gestión del tiempo prueban ser muy útiles para mantenernos responsables en este sentido.

Te recomiendo que pongas en práctica cada uno de los consejos al:

• Planifica las tareas tus tareas el día anterior, antes de irte a dormir.
• Establece intervalos de trabajo focalizado y otros de descanso.
• Comprométete externamente con fechas para no procrastinar.
• Ten reuniones efectivas y cortas, y abraza el trabajo asincrónico.
• Reflexiona sobre que tareas puedes eliminar, delegar y automatizar de tu agenda.

¡Te deseo muchos éxitos creando tu sistema de gestión de tiempo!